Toen en nu: Tom van Noort

Van paperclips tot AI: de digitale reis van Tom van Noort bij Heisterkamp.Hoe zag het werk bij Heisterkamp eruit voordat alles digitaal werd? Toen documenten nog op papier werden opgeslagen, planningen met stiften op A3-vellen werden geschreven en jongeren op zaterdag papieren sorteerden met paperclips? In dit interview nemen we je mee in het verhaal van Tom van Noort, IT-manager bij Heisterkamp, die die hele transitie van dichtbij heeft meegemaakt én vormgegeven. Van de eerste elektronische agenda tot het gebruik van AI als dagelijkse assistent: Tom vertelt met enthousiasme over de reis die de organisatie heeft doorgemaakt. Over groei, uitdagingen en successen — maar vooral over het menselijk aspect achter alle technologie. Een open en inspirerend gesprek over hoe digitalisering niet alleen processen verandert, maar ook mensen verbindt.

Hoe zag IT eruit toen jij begon bij Heisterkamp?
"Het verschil met nu is bijna niet meer voor te stellen. Als een facturist toen een dagstaat of CMR zocht, trok iemand een lade open die uitpuilde van het papier. Echt, tot aan de rand gevuld. Op zaterdag werkten er jongeren die de doorslagformulieren van dagstaten splitsten en bijbehorende CMR’s er met paperclips aan vast maakten. Ik ben op een zaterdag eens gaan kijken: er was echt een hele groep jongeren — 16, 17 jaar — met deze documenten in de weer. En toch, hoe bijzonder ook, werkte het toen prima op die manier."

Wat was je eerste indruk van IT binnen Heisterkamp?
"Toen ik begon, in 2007, zag men IT vooral als iets dat geld kostte. Een noodzakelijk kwaad, maar die kijk is door de jaren enorm veranderd. De afdeling bestond toen ik begon uit 5 medewerkers, dat zijn er inmiddels 20. Nu begrijpt iedereen ook veel beter hoe afhankelijk we ervan zijn.
Haal er een stekkertje uit en een groot deel van de bedrijfsvoering staat stil. Geen e-mails, geen telefoon, geen planning, geen facturen zelfs de slagboom blijft dicht. We zijn allemaal afhankelijk van digitale middelen. En dat is een mooie ontwikkeling, want het betekent ook dat IT gezien wordt als cruciaal voor de business en in sommige gevallen een business enabler is. Maar anderzijds roept dit soms ook een bepaalde angst op, want hoe moeten we het werk doen als de IT even niet werkt of beschikbaar is?"

Wat zijn voorbeelden van tools of processen die veranderd zijn?
"Alles. Het totale applicatie landschap bij Heisterkamp beslaat nu zo’n honderd applicaties. Van planning-, facturatie-, werkplaatssystemen, applicaties die verhuur of verkoop van trucks en trailers ondersteunen, software voor HR en boekhouding tot portalen voor klanten en medewerkers.
Toen ik begon, werd ik gevraagd om voor de directeur een koppeling te maken voor elektronische agenda op zijn mobiel. Ik kreeg een cd’tje van Office 2000 in mijn hand gedrukt. Ik dacht: o nee, daarmee ging dat natuurlijk niet lukken. Gelukkig hadden we toen ook nog een licentie voor Office 2003 liggen. Tegenwoordig is je agenda ‘gewoon’ standaard geïntegreerd op je mobiel.

Veel stromen die vroeger op papier gingen zoals de dagstaatfomulieren en CMR’s zijn volledig gedigitaliseerd.
Daarnaast is de nadruk op de IT-security enorm gegroeid. Dat is zeker in deze tijd waarin je wekelijks in het nieuws hoort over DDoS en ransomware dreigingen en bedrijven die hierdoor zijn ‘platgelegd’ een constant punt van aandacht bij Heisterkamp. Niet alleen voor IT, maar met o.a. security awareness campagnes en trainingen zorgen we dat alle medewerkers zich bewust zijn van deze risico’s."

"De technologie is er, maar de mens moet er in mee kunnen gaan. Die factor mens wordt soms nog wel eens vergeten — en toch maakt juist die combinatie van techniek en mensen meekrijgen mijn werk het mooiste wat er is."

Tom van Noort - Manager ICT

Wat was een grote mijlpaal in digitalisering?
"De invoering van het plansysteem in 2012 voor de Transport divisie was echt een kantelpunt. Tot die tijd werkte de planning in Excel en deels zelfs nog, vooral voor de weekendplanning, op papier. Er lagen A3-vellen met Tipp-ex erbij, dat was normaal. Toen ook de weekendplanning live ging met het systeem, vonden velen het spannend. Wat als het misging? Dan liep de hele weekplanning in de soep. Maar het ging goed — sterker nog, ze waren twee uur eerder klaar dan normaal. Vanaf dat moment was iedereen om."

Hoe ga je om met de continue veranderingen in IT?
"Het is soms lastig om de steeds complexer wordende IT eenvoudig uit te leggen. Als je te technisch wordt, haken mensen af. Maar je wil wel laten zien wat de toegevoegde waarde is of kan zijn als je iets automatiseert of digitaliseert. De IT bij een Heisterkamp draait 24/7 omdat er altijd mensen aan het werk zijn. Als er iets uitvalt ’s nachts, bellen ze ons wakker. Zonder computer kan bijna niemand zijn werk meer doen. Planning, facturatie, werkplaats, sales, HR - in elk proces is wel ergens IT nodig. Die realiteit maakt het werk belangrijk — én spannend."

Welke rol speelt AI inmiddels in jouw werk?
"Een grote rol. Ik zie AI echt als een assistent. Of het nou gaat om teksten samenvatten, vertalen of structureren — het bespaart tijd en helpt me scherp te blijven. Veel collega’s gebruiken het al, vaak zonder het door te hebben. Dat is ook ons doel: mensen laagdrempelig kennis laten maken. Niet roepen 'doe iets met AI', maar laten zien wat het je werk makkelijker maakt. Van een simpele vertaling, een stuk voorgegenereerde programmeercode of complexe data analyses zijn direct bruikbare voorbeelden waarin AI al wordt gebruikt binnen Heisterkamp."

Wat is er het meest veranderd binnen Heisterkamp als geheel?
"De groei. We zijn gegroeid in omvang, in vestigingen, landen en in type werk. Er is een enorme diversiteit ontstaan. Functies die vroeger bestonden zijn nu overbodig, omdat ze gedigitaliseerd zijn. En dat proces gaat door. Denk aan 'sign-on-the-glass' — straks is dat net zo normaal als een handtekening zetten op papier. IT helpt ons daar continu in vooruit."

En de bedrijfscultuur, hoe zie je die ontwikkeling?
"Heisterkamp is ondanks de groei en het internationale karakter toch altijd een familiebedrijf gebleven. Een paar jaar geleden renden de kinderen af en toe nog door de gang en het is een bedrijf waar mensen elkaar ook écht kennen. Tegelijk zie je dat we nu veel internationaler zijn er bij het jaarlijkse zomerfeest, waar alle landen/vestigingen naar toe komen, er nog steeds een leuke, gemoedelijke, familiaire, multiculturele sfeer is.

Wat is een traditie of gewoonte die je waardeert?
"De trots die mensen voelen bij dit bedrijf. Lange dienstverbanden worden gevierd, mensen worden echt in het zonnetje gezet. Dat zegt veel over de sfeer hier. Je merkt het ook aan de betrokkenheid: mensen voelen zich verantwoordelijk voor hun werk en voor elkaar. En dat koester ik."

Tot slot: wat zou je zelf nog willen toevoegen?
"Ik denk weleens: hoe had het eruit gezien als we IT niet zo omarmd hadden, maar tegelijkertijd: hoeveel meer kunnen we nog doen? Er zijn bij de verschillende divisies nog veel stappen te zetten. Maar dat moet wel in het tempo van de mensen. De technologie is er, maar de mens moet er in mee kunnen gaan. Die factor mens wordt soms nog wel eens vergeten. Niet iedereen zit te wachten op modernisering of is opgegroeid met digitalisering — sommige collega’s haken af als het te snel gaat. En toch... die combinatie van techniek en mensen meekrijgen, dát maakt mijn werk het mooiste wat er is."